Mahsup Nedir, Nasıl Yapılır?

Mahsup nedir sorusu, aynı işletmeler arasındaki karşılıklı borçları değerlendirenler için önem taşır. Mahsup, belirli tutardaki borç ve alacağın nakit hareketi olmadan birbirini azaltmasıdır. Bu yüzden işlem, para tahsil etmek veya ödeme yapmakla aynı anlama gelmez.

Mahsup Nedir? Karşılıklı Borç ve Alacakların Kapatılması

Mahsup, aynı taraflar arasındaki vadesi gelmiş borç ve alacakları ortak tutar üzerinden denkleştirerek açık bakiyeyi azaltan bir işlemdir. Örneğin işletme, tedarikçisinden mal alırken aynı tedarikçiye ürün de satar. Bu durumda borç ve alacak mahsuplaştırması, tarafların iki belgeyi karşılaştırıp ortak tutarı belirlemesini gerektirir.

Taraflar, karşılıklı borçların kapatılması sürecinde yalnız ortak tutarı esas alır. Tutarlar eşit olmadığında yüksek tutarlı belge, kalan bölüm için açık bakiye taşır. Bu nedenle işletme, kalan bakiye için ayrıca düzenli takip yürütür ve uygun işlemi seçer.

Mahsup, işletmenin eline para girdiğini tek başına kesin biçimde ve doğrudan göstermez. Aynı işlem, kasadan veya bankadan para çıktığını da tek başına kesin olarak kanıtlamaz. İşletme bu yöntemde, tarafların açık borç ve alacak ilişkisini ortak tutar kadar azaltır.

Mahsup Nedir, Tahsilat ve Ödemeden Farkı Nedir?

İşlemin niteliğini anlamak için işletme önce para hareketini ve belge ilişkisini inceler. Tahsilatta işletme para alır, ödemede ise karşı tarafa para gönderir. Buna karşılık mahsupta işletme, iki tarafın karşılıklı açık belgelerini eşleştirerek ortak tutarı düşer.

İşletme, mahsup kararından önce açık belgelerin durumunu kayıtlarında net biçimde görmelidir. Bu nedenle işletme, açık fatura, kapalı fatura ve tahsilat takibi ayrımını bilmelidir. Ayrıca mahsup öncesinde tahsilat kaydı bulunup bulunmadığını da kontrol etmelidir. Hesaplar arası para aktarımını anlamak için virman nedir, nasıl yapılır rehberini inceleyebilirsiniz.

Mahsup Nasıl Yapılır? Belge ve Bakiyeleri Eşleştirme

İşletme, mahsup sürecinin ilk adımında karşılıklı borç ve alacak belgelerini belirler. Yetkili çalışan, ardından her belgenin tarafını, tarihini, tutarını ve para birimini dikkatle kontrol eder. Farklı tüzel kişiler veya para birimleri, işletmenin eşleştirme sonucunu etkiler.

1. Karşılıklı borç ve alacak doğuran belgeleri aynı cari hesapta toplayın.
2. Taraf unvanlarını ve belge bilgilerini karşılaştırarak eşleşmeyi doğrulayın.
3. Tutarları ve para birimlerini inceleyip mahsup edilecek ortak tutarı belirleyin.
4. Kısmi kapatma varsa açık kalacak borç veya alacak tutarını hesaplayın.
5. Yetkili onayı veya yazılı mutabakatı işlem öncesinde kontrol edin.
6. Muhasebe kaydını, işlemin niteliğine göre uzmanla birlikte değerlendirin.

İşletme, muhasebe kaydının biçimini hesap planı ve işlemin özellikleri doğrultusunda belirler. Mali müşavir, vergi etkisi, belge düzeni ve hukuki geçerlilik açısından işletmeye görüş sunar. İşletme ayrıca güncel resmî düzenlemeleri işlem öncesinde kontrol eder.

Atölye Örneğiyle Karşılıklı Belgeleri Açıklayalım

Örnek senaryoda bir metal işleme atölyesi, tedarikçisinden düzenli olarak hammadde alır. Aynı atölye, bu tedarikçiye ürettiği ara parçaları da satar. Bu ticari ilişki, iki işletme arasında hem borç hem de alacak belgesi oluşturur.

Örnekte atölyenin tedarikçiye borcu 80.000 TL, aynı tedarikçiden alacağı 50.000 TL olarak kabul edilsin. Taraflar, belgeleri doğruladıktan sonra 50.000 TL tutarı karşılıklı kapatma kararı verebilir. Bu örnekte atölyenin kalan 30.000 TL borcu açık bakiye olarak kalır.

Alacak ve borç denkleştirme sonucunda taraflar, 50.000 TL’lik alacak belgesini hesaplardan çıkarır. Taraflar, borç belgesinin yalnız 50.000 TL’lik kısmını mahsup kaydıyla karşılar. İşletme, kalan 30.000 TL tutarı cari hesap takibi içinde açık bakiye olarak düzenli şekilde takip eder.

İşlemden Önce Mahsup Kontrol Listesi

Kontrol listesi, yanlış taraf veya belge seçimi riskini azaltır ve işlem hazırlığını kolaylaştırır. İşletme, birden fazla açık belge bulunduğunda her kalemi ayrı ayrı inceler. İşletme ayrıca ticari ilişkinin dayandığı belgeleri işlem ekibinin erişeceği yerde güvenli biçimde tutar.

• Aynı tüzel kişiyle karşılıklı borç ve alacak ilişkisi bulunduğunu kontrol edin.
• Belge numarası, tarihi ve ilgili cari hesap bilgisini karşılaştırın.
• Tutarları ve varsa para birimlerini aynı değerlendirme kapsamında inceleyin.
• Kısmi kapatma sonrasında kalacak bakiyeyi açıkça hesaplayın.
• Yazılı mutabakatı veya işlem yetkisini ilgili kişilerden doğrulayın.
• Kayıt sonrasında belge ilişkisinin ve açık işlemlerin durumunu yeniden kontrol edin.

Bu liste, operasyonel değerlendirme için pratik bir başlangıç sunar ve ilk kontrolleri düzenler. Ancak özel belge düzeni veya vergi etkisi doğuran durumlar, mali müşavirin ayrıca inceleme yapmasını gerektirir. İşletme bu nedenle nihai karar öncesinde mali müşavir görüşü alır.

Kayıt Sonrası Bakiye ve Belgeleri Nasıl İzlersiniz?

İşletme, mahsup sonrasında açık borçları, alacakları ve cari ekstreleri yeniden kontrol eder. Bu kontrol, işletmenin hangi belgenin kapandığını ve hangi tutarın açık kaldığını görmesine yardımcı olur. Düzenli takip, işletmenin sonraki tahsilat veya ödeme kararlarını daha kolay vermesini sağlar.

Parola, tahsilat, ödeme, manuel giriş, manuel çıkış ve virman hareketlerini tek listede takip eder. Ayrıca kullanıcıya cari bakiye, ekstre ve açık işlem bilgilerini aynı görünümde sunar. Bu görünüm, mahsup kararını otomatikleştirmez ancak kayıt sonrası kontrolü destekler.

Cari hareketleri incelerken borç alacak takibi yöntemlerini de işletmenize uyarlayabilirsiniz. İşletme, Parola’daki hareket ve bakiye görünümünü düzenli inceleyerek açık belgeleri takip eder. Sonuç olarak doğru belge eşleştirmesi, mahsup sonrasındaki bakiye yönetimini işletme için daha açık hale getirir.