Çağlar Dursun
borç alacak takibi, işletmenin müşterilerden beklediği tutarları ve tedarikçilere ödeyeceği tutarları düzenli biçimde görmesini sağlar. Ancak yalnız toplam bakiye, hangi belgenin açık kaldığını ve ödeme beklediğini tek başına göstermez. Bu yüzden işletme her hareketi cari kayıt, belge, vade ve ödeme bilgisiyle birlikte ele alır. Böylece işletme nakit planını daha somut verilerle ve güncel kayıtlarla gözden geçirir.
Borç Alacak Takibi İçin Kayıt Düzeni
Takibin başlangıcı, her müşteri ve tedarikçi için ayrı bir cari kayıt açmaktır. Cari kayıt, tarafla gerçekleşen satış, satın alma, tahsilat ve ödeme hareketlerini aynı yerde toplar. Ayrıca Borç, bir tarafa karşı yerine getirilmesi gereken yükümlülüğü ifade eder ve ödeme sorumluluğunu açıklar. Buna karşılık alacak, işletmenin müşteriden tahsil etmeyi beklediği tutarı ve hakkı anlatır.
Belge numarası ve işlem tarihi, kayıtların birbirinden ayrılmasına ve geçmiş hareketlerin bulunmasına yardım eder. Vade bilgisi ise aynı cari içindeki açık tutarların önceliğini ve ödeme sırasını gösterir. Bu nedenle cari hesap takibi, yalnız bakiye kontrolünden daha ayrıntılı bir kayıt düzeni ister. alacak ve borç izleme için her belgenin kendi durumunu korumak önem taşır.
Örneğin bir satış belgesi açık kalırken, işletme başka bir satışın tüm tutarını tahsil etmiş olabilir. İşletme iki hareketi tek toplamda birleştirirse, yaklaşan tahsilatı ve ilgili belgeyi gözden kaçırabilir. Ayrı belge kayıtları, bu karışıklığı azaltır ve ekiplerin doğru kayda ulaşmasını kolaylaştırır. Ayrıca açık işlem takibi, hangi tutarın hangi tarihe bağlı olduğunu net biçimde ortaya koyar.
Her Hareketi Belge ve Vadeyle Eşleştirin
Vadeli satışta satış belgesini ilgili müşteri kaydına işleyin ve vade tarihini aynı kayda ekleyin. Satın alma belgesini de tedarikçi kaydına bağlayarak ödeme tarihini ayrıca takip edin. Müşteri tahsilatını ve tedarikçi ödemesini ayrı hareketler olarak işletme kayıtlarında izleyin. Her belge için açık tutarı ayrıca kontrol edin ve ilgili vade bilgisini gözden geçirin.
Tahsilat veya ödeme geldiğinde, hareketi ilgili belgeyle eşleştirin ve kayıt notunu ekleyin. Aynı müşterinin birden fazla açık satışı olabilir, bu nedenle belge seçimini dikkatle yapın. Belgesiz işlenen bir tahsilat, hangi satışın kapandığını belirsiz bırakır ve sonraki kontrolü zorlaştırır. Tahsilat akışını ayrıntılı incelemek isteyen ekipler, Tahsilat Nedir, Nasıl Takip Edilir? rehberini açabilir.
Parola, müşteri ve tedarikçi kayıtlarını tek listede yönetir ve cari bilgileri birlikte gösterir. Cari kartından satış, satın alma, tahsilat veya ödeme belgesi açılmasına da olanak verir. Ayrıca satın alma kayıtlarından tedarikçi borcu ve açık işlem oluşturur. Bu yapı, ekiplerin belge bazında kayıt düzenini korumasına ve hareketleri izlemesine destek olur.
Borç Alacak Takibinde Tahsilat Kaydı
Tam tahsilatta, alınan tutarı ilgili satış belgesine bağlayın ve ödeme bilgisini kaydedin. İşletme, satış belgesindeki açık tutarı sıfırlayınca satışın durumunu güncel tutar. Parola, tahsilatı satış belgesine bağlayarak açık işlemleri kapatır ve kayıt bütünlüğünü korur. Parola, tahsilatın kasa veya banka hesabı bakiyesine etkisini kayıtlara işler.
Kısmi tahsilatta ise alınan tutar satışın tamamını kapatmaz ve belgede bakiye bırakır. Bu nedenle işletme kalan tutarı aynı belge üzerinde kontrol eder ve sonraki adımı planlar. Parola, kısmi tahsilat sonrası kalan borcu hesaplar ve belge üzerinde gösterir. Böylece sonraki tahsilat görüşmesinde ekip, açık tutar üzerinden daha net ilerleyebilir.
Tahsilat takibi sırasında ödeme yöntemini de kayda eklemek, hareketleri ayırmayı ve karşılaştırmayı kolaylaştırır. Nakit, banka transferi, kredi kartı, çek ve senet tahsilatlarının her biri farklı bir para hareketi oluşturur. Parola bu tahsilat türlerini kaydeder ve ilgili belgeyle ilişkilendirir. İşletme böylece belge durumu ile para hareketini birlikte değerlendirir.
Örnek: Toptancıdaki Kısmi Ödeme
Örnek senaryoda yapı malzemesi satan toptancı, aynı hafta üç müşteriye vadeli satış yapar. Aynı dönemde iki tedarikçiden mal alır ve her işlem için ayrı belge düzenler. Önce her satış belgesini ilgili müşteri kaydına ve vade tarihine bağlar. Ardından satın alma belgelerini tedarikçi cari kayıtlarına işler ve ödeme tarihlerini takip eder.
Müşterilerden biri satış tutarının bir bölümünü öder ve toptancı bu hareketi kaydeder. Toptancı, bu tahsilatı doğru satış belgesiyle eşleştirir ve kalan alacağı kontrol eder. Diğer müşterinin vadesi yaklaştığı için toptancı o belgeyi ayrıca inceler. Bu sırada iki tedarikçi belgesindeki ödeme vadelerini de aynı görünümde karşılaştırır.
Sonuç olarak işletme, toplam bakiyeye bakmak yerine açık belgeleri sıralar ve önceliklendirir. Yaklaşan müşteri tahsilatı ile yaklaşan tedarikçi ödemesi, nakit planında birlikte yer alır. Açık hesap kayıtlarının temelini anlatan Açık Hesap Nedir, Nasıl Takip Edilir? içeriğini inceleyebilirsiniz. Bu yaklaşım, karar anında hangi belgenin öncelikli olduğunu görmeyi kolaylaştırır.
Borç Alacak Takibi Kontrol Listesi
Aşağıdaki listeyi düzenli aralıklarla uygulayarak kayıtların tutarlılığını ve eksik alanlarını gözden geçirin. Özellikle yoğun satış ve satın alma dönemlerinde ekipler belge ile hareket eşleştirmesine daha fazla dikkat eder. Her maddeyi ilgili cari kayıt üzerinden kontrol edin ve işlem tarihini karşılaştırın. Eksik gördüğünüz alanları geciktirmeden tamamlayın ve kontrol notu ekleyin.
- Her müşteri ve tedarikçi için ayrı cari kayıt açtım.
- Satış ve satın alma belgelerini ilgili cari kayda işledim.
- Her açık işlem için vade belirledim.
- Tahsilat veya ödemeyi ilgili belgeyle eşleştirdim.
- Kısmi ödeme sonrası kalan tutarı kontrol ettim.
- Vadesi yaklaşan ve geçmiş kalemleri ayrı gözden geçirdim.
- Cari ekstre ile kayıtları düzenli karşılaştırdım.
Açık İşlemleri ve Ekstreyi Gözden Geçirin
Vadesi yaklaşan kalemleri erken görmek, ödeme ve tahsilat önceliklerini belirlemeyi destekler. İşletme, vadesi geçmiş belgeleri ayrı inceleyerek geciken hareketleri ve ilgili bakiyeyi ayırır. Parola, vadesi yaklaşan ve geçmiş tahsilatları birlikte gösterir. Ayrıca vadesi gelen ve geçmiş tedarikçi borçlarını listeler ve karşılaştırmayı kolaylaştırır.
İşletmeler cari ekstreyi, belirli bir müşteri veya tedarikçiyle oluşan hareketleri karşılaştırmak için kullanır. Parola, cari ekstrelerini PDF veya Excel olarak indirmenizi sağlar ve arşiv düzenini destekler. Bunun yanında cari, alacak-borç ve nakit raporları sunar. Bu raporlar, açık kalemleri farklı açılardan incelemenize ve kayıtları karşılaştırmanıza yardımcı olur.
Cari Hesap Takibi sayfası, cari bakiye, ekstre ve açık işlem bilgilerini birlikte değerlendirmek isteyen işletmeler için başlangıç noktasıdır. Düzenli kontrol, belge ve ödeme kayıtları arasındaki farkları erken fark etmeyi destekler. Sonuç olarak işletmeniz, kendi vade düzenine göre uygun kontrol sıklığını belirler. Böylece sonraki nakit planı görüşmesine daha hazırlıklı girersiniz.