Çağlar Dursun
Vadeli satış yapan işletmelerde veresiye defteri yerine cari takip, müşteri borçlarını işlem bazında görmeyi kolaylaştırır. İşletme, defterdeki tek toplam bakiyeden satışın hangi noktada açık kaldığını her zaman anlayamaz. Bu yüzden satış, tahsilat ve vade bilgisini aynı müşteri kaydında ilişkilendirmek önem taşır.
Veresiye Defteri Yerine Cari Takip Neden Gerekir?
Müşteri borç ve ödeme notlarını defterin farklı sayfalarına yazabilir. Böyle bir düzende açık hesap takibi, özellikle birden fazla vadeli satışta zorlaşır. Ayrıca işletme, kısmi ödeme geldiğinde hangi satışın ne kadarının kapandığını ayrı ayrı kontrol etmelidir.
Cari kayıt, müşteri borç takibi için satışları ve tahsilatları aynı ekranda, günlük olarak toplar. İşletme böylece toplam bakiyeyi, açık işlemleri ve vadeleri tek işlem görünümünde birlikte görür. Parola, cari bakiye, ekstre ve açık işlem bilgilerini tek ekranda düzenli ve anlaşılır biçimde sunar.
Müşteri bazında bakiye, ekstre ve açık işlemleri düzenli görmek için Cari Hesap Takibi sayfasını inceleyin. Sistem ayrıca cari ekstreleri PDF veya Excel olarak indirmenize olanak tanır. Bu belgeler, dönemsel kontrol toplantılarında kayıtları karşılaştırmaya yardımcı olur.
Her Müşteri Kaydında Hangi Bilgiler Bulunmalı?
Her müşteri için ayrı bir kart oluşturmak, işletmedeki düzenli kayıt yapısının temelini oluşturur. Bu kartta müşteri adı, satış belgeleri, tahsilatlar, bakiye ve açık işlem bilgileri birlikte izlenmelidir. Örneğin, işletme her vadeli satış kaydına vade tarihini de açıkça eklemelidir.
Vadeli satış kaydı oluştururken satışın tarihini, tutarını ve vade bilgisini mutlaka kontrol edin. Tahsilat geldiğinde çalışan, ödeme yöntemini ve ilgili satış belgesini ayrıntılı biçimde belirlemelidir. Böylece çalışan, aynı müşterinin farklı tarihlerdeki satışlarını kayıtlar arasında kolayca ayırabilir.
Parola, müşteri ve tedarikçi kayıtlarını aynı ekran üzerinden tek listede düzenli biçimde yönetir. Çalışan, cari kartından ilgili işlem için satış, satın alma, tahsilat ve ödeme belgesi açabilir. Dolayısıyla çalışan, yeni işlem girerken doğru müşteri kaydını seçer ve işlem hatası riskini azaltır.
Veresiye Defteri Yerine Cari Takip Akışı Nasıl Kurulur?
İlk adımda müşteriyi seçin ve vadeli satış belgesini sistem üzerinden oluşturun. Ardından satış tutarını, tarihini ve belirlenen vadeyi kaydetmeden önce dikkatle kontrol edin. Satış onaylandığında Parola, stok ve müşteri cari bakiyesini aynı anda günceller.
Tahsilat geldiğinde ödemeyi ilgili satış belgesine bağlayın ve işlem kaydını kontrol edin. Parola, tahsilatı satış belgesine bağlayarak açık işlemleri düzenli biçimde kapatır. Ayrıca tahsilatın kasa veya banka hesabı bakiyesine etkisini işlem kaydında gösterir.
Tahsilatın ilgili satışla eşleşmesi ve vadesi yaklaşan işlemlerin izlenmesi, Tahsilat Takibi düzeninin temel parçasıdır. Ödeme kaydından sonra kalan bakiyeyi müşteri ekstresinden yeniden kontrol edin. Bu yöntem, satış kaydı ile para hareketi arasındaki ilişkiyi açık tutar.
Kısmi Tahsilat ve Açık Satışların Kontrolü
Bir müşteri borcun yalnızca bir bölümünü ödediğinde, borcun tamamı kapanmadan işlemi kapatmayın. Kısmi tahsilatı ilgili satışa işleyin ve kalan borcu ayrıca düzenli olarak kontrol edin. Parola, kısmi tahsilat sonrasında kalan borcu güncel kayıt üzerinden otomatik olarak hesaplar.
Açık satışları vade tarihine göre düzenli incelemek, tahsilat önceliğini doğru belirlemeyi destekler. Parola, ödenmemiş satışları vadelerine göre listeler ve işletmeye güncel görünüm sunar. Bunun yanında vadesi yaklaşan ve geçmiş tahsilatları da ayrı kayıtlar halinde gösterir.
Örnek Akış: Vadeli Satış Yapan Yapı Malzemeleri Toptancısı
Bu örnek senaryoda bir yapı malzemeleri toptancısı, aynı müşteriye ay içinde dört vadeli satış yapar. Çalışan, her satışı müşterinin cari kaydına ayrı belge olarak işler. Satış onayı ürün stoklarını azaltır ve müşteri carisine alacak yazar.
Müşteri, ilk iki satışın bir bölümünü banka transferiyle öder ve ödeme kaydı oluşturur. İşletme, her transferi ilgili satış belgesine bağlar ve kalan borcu düzenli olarak kontrol eder. İşletme, sonraki hafta gelen ödemeyi açık kalan tutarı kapatan belgeyle dikkatlice eşleştirir.
Bu akışta üçüncü ve dördüncü satış açık işlem olarak cari kayıtlarda görünmeye devam eder. Toptancı, bu satışların vadelerini ve müşteri bakiyesini cari ekstre üzerinden düzenli olarak inceler. Ayrıca stok hareketleri, satılan yapı malzemelerinin ürün çıkışını düzenli biçimde takip etmeyi sağlar.
Banka transferlerinin kaydı sonrası hesap bakiyesini ayrıca doğrulamak gerekir. Kasa ve Banka Takibi sayfası, kasa, banka ve POS hesaplarını tek panelde yönetmenize yardımcı olur. Böylece işletme tahsilat kaydı ile banka etkisini aynı kontrol döngüsünde değerlendirir.
Veresiye Defteri Yerine Cari Takip Kontrol Listesi
Aşağıdaki liste, kayıt düzeninizin müşteri ve işlem bazında ilerleyip ilerlemediğini düzenli değerlendirmenize yardım eder. Kontrolü haftalık veya işletmenizin satış ritmine uygun belirli bir düzende gerçekleştirin. Eksik kalan maddeler için sorumluyu ve tamamlanma zamanını önceden açıkça belirleyin.
- İşletme her müşteri için ayrı cari kayıt açtı mı?
- İşletme her vadeli satışı müşteri kaydına bağlıyor mu?
- İşletme tahsilatı ilgili satış belgesiyle eşleştiriyor mu?
- İşletme kısmi ödeme sonrası kalan borcu kontrol ediyor mu?
- İşletme vadesi yaklaşan ve geçen işlemleri ayırıyor mu?
- İşletme cari ekstreyi düzenli inceliyor mu?
- İşletme tahsilatın kasa veya banka etkisini doğruluyor mu?
Düzenli Bakılması Gereken Cari Raporlar
Cari hesap takibi sırasında ilk olarak müşteri bakiyesini güncel kayıtlar üzerinden inceleyin. Sonra ekstre üzerinden hangi satışların açık kaldığını ve tahsilatların hangi belgelere bağlandığını dikkatle kontrol edin. Bu sıra, toplam borç bilgisini işlem ayrıntısıyla birlikte daha doğru yorumlamayı sağlar.
Vadesi yaklaşan kalemler, tahsilat planında işletme için öncelik oluşturur ve günlük planlamayı yönlendirir. Vadesi geçen işlemleri müşteri görüşmesinden önce yeniden gözden geçirip güncel durumu not edin. Parola, cari, alacak borç, stok, satış, alış ve nakit raporlarını aynı sistemde sunar.
Düzenli kayıt disiplini, defterdeki notları tek tek arama ihtiyacınızı önemli ölçüde düşürür. Öncelikle birkaç müşteriyle satış ve tahsilat bağlantısını kontrollü bir biçimde deneyin. Sonuç olarak, açık işlemleri ve bakiye hareketlerini aynı kayıt düzeninde izlemeye başlayabilirsiniz.