Çağlar Dursun
Gelir gider tablosu, seçtiğiniz dönemde satışları ve harcamaları yan yana gösterir. İşletme sahibi bu görünümle sonucu etkileyen kalemleri ve tutarları daha kolay inceler. Ancak tahsilat tarihleri ile ödeme tarihleri aynı zamana denk gelmez. Bu nedenle tabloyu nakit hareketlerinden ayrı okumak, dönem farkını doğru anlamaya yardım eder.
Gelir Gider Tablosu Neyi Gösterir?
Bu tablo, belirli bir ayda oluşan gelir ve gider kalemlerini aynı görünümde birlikte karşılaştırır. Gelir, işletmenin elde ettiği kazancı ve satışlardan doğan tutarları genel olarak ifade eder. Buna karşılık tahsilat, bu kazancın kasaya veya bankaya giriş zamanını ve gerçekleşen nakit hareketini anlatır. Bu nedenle dönem farkı ile eldeki nakit, aynı tarihte her zaman aynı tutarı göstermez.
İşletmeler bu görünümü gelir ve gider çizelgesi adıyla da ifade eder. Kazanç ve harcama tablosu, düzenli inceleme için yöneticilere net bir başlangıç sunar. Dönem gelir-gider özeti ise yöneticinin satış ve harcama eğilimlerini farklı tarihler üzerinden karşılaştırmasına yardım eder.
Gelir Gider Tablosu İçin Kayıtları Toplayın
Önce yalnızca inceleyeceğiniz aya ait belgeleri ve hareketleri aynı çalışma alanında toplayın. Satış belgeleri, alış belgeleri, kira, enerji ve ücret ödemeleri bu kaynaklara örnek oluşturur. Ayrıca kasa ve banka hareketlerini ayrı bir kontrol listesine ekleyin. Böylece farklı tarihlerdeki kayıtlar tabloyu karıştırmaz ve dönem karşılaştırmasını zorlaştırmaz.
Her belge için işlem tarihini, açıklamayı ve tutarı ayrıntılı biçimde not edin. Ardından belgenin satış, malzeme alımı veya genel harcama ile ilişkisini belirleyin. Aynı belgeyi iki kez yazmamak için belge durumunu da dikkatle kontrol edin. Özellikle iade ve iptal kayıtları bu aşamada yöneticinin dikkatine gelir.
Gelirleri Tek Dönemde Birleştirin
Satışlardan doğan tutarları seçtiğiniz dönemin tarih sırasına göre düzenleyin. Açık kalan satışları da gelir kaydından bağımsız bir notla ayrıca işaretleyin. Satışın oluşması ile tahsilatın alınması farklı zamanlara denk gelir ve bu ayrım, tahsilat takibi sırasında daha net bir görünüm sağlar.
Giderleri Sabit ve Değişken Ayırın
Kira gibi düzenli ödemeleri, her ay benzer tarihlerde sabit giderler altında izleyebilirsiniz. Malzeme, kargo ve üretime bağlı harcamaları ise değişken giderler arasında dönem bazında değerlendirin. Bu ayrım, artış gösteren kalemleri ve dönemsel değişimleri aylık karşılaştırmalarda daha kolay fark ettirir. Ancak muhasebe ve vergi açısından sınıflandırma için güncel resmî düzenlemeyi ayrıca kontrol edin.
Gelir Gider Tablosu Nasıl Hazırlanır?
Tabloyu tek bir dönem için kurun ve her satıra bir işlem ekleyin. Önce kayıtları gelir veya gider türüne göre gruplandırın, ardından benzer işlemleri aynı bölümde toplayın. Sonra tutarları aynı sütuna, karşılaştırmayı kolaylaştıracak düzen içinde ve tutarlı biçimde yazın. Böylece ay sonundaki farkı ve ilgili kalemleri daha rahat, düzenli biçimde izlersiniz.
Tabloyu Sütunlarla Kurun
Kontrol tablosunda kayıt tarihi, işlem açıklaması ve gelir veya gider türü birlikte yer alır. Tutar ve ilgili dönem alanları, işlemin karşılaştırmadaki yerini ve zamanını açıklar. Belge durumu ile tahsilat veya ödeme durumu, açık işlemleri diğer kayıtlardan ayırır. Aşağıdaki örnek, bu düzeni ve temel sütun ilişkisini farklı işlem türleri üzerinden gösterir.
| Kayıt tarihi | İşlem açıklaması | Gelir veya gider türü | Tutar | İlgili dönem | Belge durumu | Tahsilat veya ödeme durumu |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ay içi | Ürün satışı | Gelir | Örnek tutar | Seçilen ay | Belge mevcut | Açık tahsilat |
| Ay içi | Hammadde alımı | Gider | Örnek tutar | Seçilen ay | Belge mevcut | Ödendi |
| Ay içi | Kira ödemesi | Gider | Örnek tutar | Seçilen ay | Belge mevcut | Ödendi |
Toplamları ve Farkı Hesaplayın
Tablonun sonunda toplam geliri ve toplam gideri ayrı ayrı, dönem bazında hesaplayın. Ardından toplam gelirden toplam gideri çıkararak dönem farkını açıkça ve düzenli biçimde görün. Bu sonuç, tek başına kasa bakiyesi anlamına gelmez, çünkü hesaplama nakit durumunu doğrudan göstermez. Açık tahsilatlar ve ödenmemiş borçlar, nakit akışı üzerinde farklı zamanlarda farklı etki yaratır.
Gelir Gider Tablosunu Her Ay Karşılaştırın
Aynı yapıyı her ay korumak, değişimleri ve dönemler arasındaki farkları daha net gösterir. Örneğin malzeme harcaması artarken satış tutarı değişmiyorsa ilgili kalemi ve önceki ay verilerini inceleyebilirsiniz. Ayrıca düzenli karşılaştırma, beklenmeyen farkları erken fark etmeyi ve ilgili kalemleri incelemeyi destekler. Nakit hareketlerini ayrıntılandırmak için nakit akış tablosu hazırlama adımlarını ayrıca değerlendirebilirsiniz.
Karşılaştırmada yalnız toplam tutarlara değil, kalemlerin dönem içindeki değişimine de ayrıntılı biçimde odaklanın. Satış, hammadde, kira ve diğer gider gruplarını ayrı ayrı, aylar arasındaki farkları görecek şekilde inceleyin. Böylece hangi değişimin süreklilik taşıdığını ve hangisinin geçici kaldığını daha sağlıklı yorumlarsınız. Aynı zamanda belge durumu, önceki ayla farkın nedenini araştırmayı ve ilgili kaydı bulmayı kolaylaştırır.
Açık İşlemler ve Nakdi Ayrı İzleyin
Yönetici, tahsil edilmemiş bir satışı dönem geliri içinde izler ancak henüz nakit girişi oluşturmaz. Benzer biçimde işletme, peşin ödenen bir alımın bedelini kasadan veya bankadan hemen çıkarır. Bu nedenle açık tahsilatlar ile tedarikçi borçlarını ayrı listelerde gözden geçirin. Kasa ve banka hareketlerini de dönem sonunda ilgili kayıtlarla karşılaştırın.
Ön Muhasebe süreçlerinde Parola, cari, alacak-borç, stok, satış, alış ve nakit raporları sunar. Ayrıca tahsilat, ödeme, manuel giriş, manuel çıkış ve virman hareketlerini tek listede takip eder. Parola, tahsilatları satış belgeleriyle eşleştirmeye ve açık işlemleri kapatmaya olanak tanır. Bu bilgiler, tabloyu yorumlarken açık kalemleri ayrı incelemeyi destekler.
Gelir Gider Tablosu Örneği: Atölye
Örnek senaryoda ahşap ürünler üreten küçük bir atölye, ay sonu kayıtlarını düzenli biçimde toplar. Atölye satış belgelerini gelir olarak, hammadde alımlarını ise gider olarak tabloya yazar. Kira ve enerji ödemelerini de ayrı gider türleri altında izler. Böylece atölye, üretimle ilişkili kalemleri genel harcamalardan ayrı gösterir.
Atölye bazı satışları açık tahsilat olarak takip eder ve bazı hammadde alımlarında bedeli peşin öder. Bu nedenle yönetici, dönem farkını nakit bakiyesiyle eşitlemez. Yönetici, stok miktarını belge ve hareketlerle karşılaştırmak için stok sayımı adımlarını da kullanır.
Parola, satış onayı sonrasında stoktan düşüm yapar ve müşteri carisini günceller. Tedarikçi alımlarında sistem stok girişi oluşturur, cari borç ve açık işlem kaydı ekler. Bu kayıtlar, satış ile alım etkilerini ayrı raporlarda izlemeye ve karşılaştırmaya yardımcı olur. Yine de işletmenin bu kayıtları nasıl sınıflandıracağı konusunda uzman görüşü gerekir.
Kapanış Kontrolüyle Hataları Azaltın
Ay kapanmadan önce belgelerle tablo satırlarını tarih ve tutar açısından dikkatle karşılaştırın. Eksik belge, yinelenen kayıt, iade veya iptal işlemi olup olmadığını ayrıntılı biçimde kontrol edin. Ardından açık tahsilatları ve ödenmemiş tedarikçi borçlarını ayrı ayrı, güncel durumlarıyla gözden geçirin. Son olarak kasa-banka hareketlerini ilgili kayıtlarla ve işlem tarihleriyle dikkatlice eşleştirin.
- Eksik belgesi bulunan işlemleri ayırın ve ilgili kaynağı kontrol edin.
- Yinelenen kayıtları inceleyin, iade veya iptal etkisini ayrıca değerlendirin.
- Açık tahsilatları ve ödenmemiş tedarikçi borçlarını ayrı izleyin.
- Kasa ve banka hareketlerini tablo satırlarıyla karşılaştırın.
Bu aylık rutin, yöneticinin dönem sonucunu farklı kalemler üzerinden daha düzenli ve karşılaştırmalı değerlendirmesine destek olur. İşletme, kendi belge ve sınıflandırma ihtiyaçlarını ayrıca değerlendirir, ardından gerekli ayrıntıları belirler. İşletmenize uygun aylık değerlendirme ve yönlendirme için mali müşavirinize danışın.