Sever Dayan
Satış ekibi, e-fatura nasıl kesilir sorusunu satış tamamlanınca uyguladığı düzenli kontrol sırasıyla yanıtlar. Önce ekip, alıcı bilgisini, ürün veya hizmet kalemlerini, miktarı, fiyatı ve KDV bilgisini gözden geçirir. Böylece ekip, elektronik fatura öncesinde satış kaydı ile belge bilgilerini birlikte değerlendirir.
E-Fatura Nasıl Kesilir: İşlemden Önce Hazırlayın
Satış ekibi, gönderim öncesinde satış belgesini temel çalışma kaydı olarak kullanır. Bu nedenle müşteri unvanı, iletişim bilgileri ve satış kalemleri kayıtla aynı olmalıdır. Ayrıca ekip, belge türünü belirlemeden önce alıcının e-Fatura mükellefiyeti bilgisini mutlaka yeniden kontrol eder.
Parola, satış belgesi oluştururken fiyat ve KDV bilgisini ilgili kayıttan otomatik ve hızlı biçimde getirir. Ekip, belgeyi göndermeden önce müşterinin e-Fatura mükellefiyeti bilgisini ve belge türünü kontrol eder. Belge türlerinin ayrıntılarını incelemek için e-Fatura ve e-Arşiv sayfasına bakabilirsiniz.
Fatura düzenlemek, yalnızca bilgileri yazmayı değil, satış kaydını dikkatle incelemeyi de gerektirir. Yanlış alıcı veya kalem bilgisi, kayıt ile belge arasındaki uyumu bozar. Bu nedenle ekip, belgeyi oluşturmadan önce satışın onay durumunu ve kalemlerini dikkatle kontrol eder.
E-Fatura Nasıl Kesilir: Satış Belgesinden Gönderime İlerleyin
İlk olarak satış belgesini oluşturun, ardından alıcı ile kalem bilgilerini birlikte ve dikkatle kontrol edin. Sonra miktar, fiyat ve KDV bilgisini satış kaydıyla gönderimden önce dikkatlice karşılaştırın. Kontrol tamamlanınca satışı onaylayın ve uygun elektronik belge yoluna ilerleyin.
Parola, onaylı satış belgesinden e-Fatura veya e-Arşiv belgesi üretir ve gönderir. Sistem, e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini entegratör üzerinden GİB’e doğrudan iletir. Ayrıca satış onayı sonrasında Parola, stok ve müşteri cari bakiyesi kayıtlarını günceller.
Bu akış, dijital fatura hazırlarken satış hareketini aynı ekran içinde bulmanızı sağlar. Gönderimden önce ekip, belge türü seçimini ve alıcı bilgisini yeniden kontrol eder. Güncel resmî açıklamalar için Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura hakkındaki sayfasını inceleyebilirsiniz.
Alıcının Bilgisine Göre E-Fatura veya E-Arşiv Seçin
Belge yolunu seçerken ekip, alıcının e-Fatura mükellefiyeti kontrol sonucunu temel alır. Mevzuat, özel durumlar ve kullanım koşulları için farklı uygulamalar belirleyebilir. Bu nedenle güncel düzenlemeyi mali müşaviriniz veya e-belge uzmanınızla mutlaka teyit edin.
| Kontrol Edilecek Bilgi | Uygun Belge Yolu | Gönderim Öncesi Son Doğrulama | Mevzuat Teyidi |
|---|---|---|---|
| Alıcının e-Fatura mükellefiyeti | Kontrol sonucuna uygun e-Fatura yolu | Alıcı ve satış kalemleri | Güncel kuralları uzmanla kontrol edin |
| Alıcının mükellef olmama sonucu | Koşullara uygun e-Arşiv faturası yolu | Belge türü ve alıcı bilgileri | Özel halleri uzmanla değerlendirin |
| Belirsiz veya özel durum | Gönderimden önce netleştirme | Satış kaydı ve belge bilgileri | Mali müşavir veya e-belge uzmanı |
Belge türleri arasındaki kapsam farkını anlamak, seçim sırasında ek bağlam ve karşılaştırma olanağı sunar. Bu konuda e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark yazısını da ayrıntılı biçimde inceleyebilirsiniz. Yine de bu içerik, güncel mevzuat doğrulamasının tek başına yerini tutmaz.
Gönderim Sonrasındaki Durumları İzleyin
Elektronik belge gönderimiyle işlem zinciri sona ermez, ekip sonraki durumları da düzenli olarak izler. Gönderimden sonra ekip, belgenin kabul, ret veya iptal durumunu düzenli biçimde takip eder. Böylece ekip, satış kaydı ile belge durumunu gerektiğinde birlikte gözden geçirir.
Parola, gönderilen elektronik belgelerin kabul, ret ve iptal durumlarını düzenli biçimde izler. Ayrıca Parola, satışların taslak, onaylı, kısmi ödemeli, tam ödemeli ve iptal durumlarını takip eder. Bu iki görünüm, satış ve belge kayıtlarını yan yana değerlendirmenize yardımcı olur.
Mevzuat, kabul, ret ve iptal uygulamalarının ayrıntılarını dönemsel olarak farklılaştırır. Dolayısıyla bir işlemde düzeltme ihtiyacı doğarsa ekip, güncel uygulamayı uzmanla doğrular. Ekip, belge durumunu izleyerek sonraki satış kayıtlarında daha düzenli takip yapar.
Toptancı İşletmede Satıştan Elektronik Belgeye Akış
Örnek senaryoda bir yedek parça toptancısı, depodan çıkan ürünler için satış kaydı açar. Çalışan, müşterinin bilgilerini ve ürün kalemlerini kontrol ederek satış kaydını tamamlar. Sonra çalışan, satış onayı öncesinde e-Fatura mükellefiyeti sonucunu yeniden gözden geçirir.
Satış onaylanınca Parola, stok ve müşteri cari hesabındaki kayıtları birlikte günceller. Böylece stok takibi ile cari hesap takibi aynı satış hareketiyle ilişki kurar. Ardından çalışan, kontrol sonucuna uygun elektronik belgeyi oluşturur ve gönderir.
Gönderimden sonra belge durumunu izlemek, senaryodaki son adımdır. Ayrıca satış kayıtlarını düzenli görmek için Satış Takibi sayfasındaki akışı inceleyebilirsiniz. Bu örnek senaryo, gerçek bir müşteri sonucu değil, günlük işlem sırasını açıklayan bir anlatımdır.
Fatura Düzenlemeden Önce Son Kontrol Listesi
Ekip, gönderim öncesinde kısa bir kontrol listesi kullanarak fatura düzenlemek için tutarlı bir alışkanlık geliştirir. Aynı kontroller, farklı müşteriler ve satışlar için her işlem öncesinde tekrar eder. Ekip, aşağıdaki maddeleri satış belgesiyle birlikte gönderimden önce tek tek ele alır.
- Alıcı unvanı ve iletişim bilgileri
- Ürün veya hizmet kalemleri ile miktarlar
- Fiyat ve KDV bilgileri
- Alıcının e-Fatura mükellefiyeti sonucu
- Uygun elektronik belge türü
- Satış onayı ve stok ile cari kayıt ilişkisi
- Gönderim sonrası kabul, ret veya iptal durumu
Sonuç olarak belgeyi göndermeden önce satış kaydını, alıcı bilgisini ve belge türünü tek akışta kontrol edin. Mevzuata bağlı seçimlerde güncel resmî düzenlemeyi ve uzman görüşünü esas alın. Ardından satış ve belge durumlarını düzenli biçimde izleyerek işlem zincirini tamamlayın.