Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

Stok sayımı nasıl yapılır sorusuna işletme, yalnız raflardaki ürünleri sayarak yanıt veremez. İşletme, fiziksel miktarı kayıtlı miktarla aynı tarih ve saatte dikkatle ve birlikte karşılaştırıyor. Ekip, sayım farkı görülen ürünlerin nedenlerini bu karşılaştırmanın ardından ayrıntılı biçimde ve sistematik olarak araştırıyor. Stok, işletmenin satış veya üretim için elinde tuttuğu ürünleri ifade ediyor.

Stok Sayımı Nasıl Planlanır?

Önce ekip, sayım tarihini, başlangıç saatini ve sorumlu kişileri birlikte ve net biçimde belirliyor. Ardından satış alanını, arka depoyu ve üretim bölümünü ayrı alanlar olarak planlıyor. Aynı ürün farklı alanlarda yer aldığı için ekip, her bölümü ayrı izliyor. Sayım boyunca giriş ve çıkışların yönetimini de ekiple önceden netleştirin.

Plan, sayım kapsamını ve ekibin dolduracağı sayım formunu birlikte içeriyor. Her ekip, kendi alanından sorumlu kişiyi ve görev sınırını önceden açıkça belirliyor. Ayrıca sorumlu kişi, sonuçları kontrol etmek için çalışma takviminde yeterli zamanı önceden ayırıyor. Bu hazırlık, envanter sayımı sırasında ekibin yaşayacağı karışıklığı belirgin biçimde azaltıyor.

Sayımdan Önce Kayıtları ve Alanı Hazırlayın

Sayım öncesinde ekip, ürün kartlarını, ürün kodlarını ve ölçü birimlerini ayrıntılı biçimde birlikte gözden geçiriyor. Adet, paket, koli veya kilogram gibi birimler aynı ürün için karışmamalı. Ekip, raf konumlarını düzenliyor ve boş ya da açık ambalajları ekibin kolayca göreceği yerlere taşıyor. Barkodla çalışan işletmeler, hazırlık adımlarını Barkod Sistemi Nasıl Kurulur? rehberinde inceliyor.

Her depo için ayrı bir sayım listesi oluşturmak, ekip düzenini ve alan takibini daha iyi koruyor. Özellikle depo bazlı stok takibinde ekip, ürünün hangi alanda bulunduğunu listeye yazıyor. Bunun yanında ürün kartındaki birim ile raftaki etiket aynı bilgiyi taşıyor. Böylece ekip, fiziksel sayım sırasında doğru miktarı forma kaydediyor.

Ürünleri Sayılabilir Birimlere ve Alanlara Ayırın

Önce ekip, ürünleri raf, koridor veya bölme sırasına göre düzenli biçimde ayrı gruplara ayırıyor. Sonra ekip lideri, her grubun sayım sorumlusunu ve kontrol sırasını ayrıntılı biçimde belirliyor. Örneğin ekip, kırık koli içindeki ürünleri ayrı bir notla kayda geçiriyor. Bu yaklaşım, stok kontrolü sonunda açıklama gerektiren kalemleri ekip için ayrı bir listede topluyor.

Sayım Süresindeki Giriş ve Çıkışları Yönetin

Sayım başladıktan sonra satış, iade ve mal kabul hareketleri sonucu doğrudan ve hızla değiştiriyor. Bu yüzden ekip, hareketleri geçici olarak durduruyor veya ayrı bir listede kaydediyor. Depolar arası transfer varsa ekip, başlangıç saatini ve hareket yönünü not ediyor. Böylece ekip, fark hesabını sonradan gerçekleşen işlemlerden ayrı tutuyor.

Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

Sayım ekibi, belirlenen ilk raftan başlayıp tek yönde ve aynı sırayla ilerliyor. Ekip, her ürünün miktarını, ürün kodunu ve ölçü birimini sayım formuna eksiksiz ve düzenli biçimde yazıyor. Ekip, tamamlanan rafları işaretliyor ve aynı alanı yeniden saymamak için kayıtları kontrol ediyor. Fiziksel sayım boyunca alan değiştiren ürünleri de sayım formunda ayrıca not alıyor.

İki kişiyle çalışma, özellikle yoğun ürün gruplarında sayım doğruluğunu ve işlem hızını birlikte artırıyor. Bir kişi sayıyor, diğer kişi miktarı kaydediyor ve ürün kodunu aynı anda kontrol ediyor. Ancak ekip, sayım hızını doğruluk kontrolünün önüne koymuyor. Ekip, açık ambalajlar veya dağınık ürünler için ikinci sayımı da gerektiğinde dikkatle yapıyor.

Raf Sırasıyla Sayın ve Her Alanı İşaretleyin

Raf sırasını izlemek, ekibin atlanan bölmeleri ve çift sayımı önlemesine yardımcı oluyor. Ekip, her rafın başlangıç ve bitiş noktasını sayım öncesinde birlikte paylaşıyor. Ekip, tamamlanan alanı etiketleyerek herkesin takip ettiği düzenli bir rota oluşturuyor. Sayım formuna alan bilgisini eklemek, sonraki kontrolde ekip işini kolaylaştırıyor.

Şüpheli Miktarları İkinci Sayımla Doğrulayın

Kayıtla büyük fark gösteren ürünleri ikinci kişi, ilk sayımın ardından yeniden sayıyor. Ekip, aynı yöntemi hasarlı ambalajlar ve farklı raflarda duran kalemler için de kullanıyor. İkinci sayım sonucu ilk kayıttan farklıysa ekip, iki sonucu birlikte ayrıntılı biçimde inceliyor. Ardından ekip, doğru miktarı açıklama notuyla sayım formuna işliyor.

Sayım Farkını Hesaplayın ve Nedenini Bulun

Ekip, fiziksel miktardan kayıtlı miktarı çıkararak sayım farkını hesaplıyor. Pozitif sonuç, kayıttan fazla ürünü ifade ediyor, negatif sonuç ise kayıttan eksik ürünü gösteriyor. Ancak ekip, inceleme tamamlanmadan kayıt düzeltmesi yapmıyor. Ekip, önce yeniden sayım ve hareket incelemesiyle farkın kaynağını ortaya çıkarıyor.

Ekip, farkın kaynağı olarak satış, iade, yanlış raf, yanlış birim veya hasar ihtimallerini inceliyor. Ayrıca ekip, kayıt dışı hareketleri de araştırıyor ve bulguları ayrıntılı biçimde sayım notuna ekliyor. Parola, sayım farklarını raporda listeliyor ve envanter değerini hesaplıyor. Bu nedenle işletme, inceleme notlarını ilgili farkla birlikte dikkatle değerlendiriyor.

Stok Sayımı Nasıl Kayıt Altına Alınır?

Sayım formu, tarih, saat, depo veya alan, ürün kodu ve birim bilgilerini taşıyor. Form ayrıca sayan kişi, kayıtlı miktar, fiziksel miktar, fark ve açıklama alanlarını içeriyor. Böylece işletme, her farkın ortaya çıktığı koşulu kayıtlar üzerinden izliyor. Onay sorumlusu formu inceleyip sonucu kayıt altına alıyor.

Parola, ürünlerin anlık stok seviyesini ve depo bazlı dağılımını ekranda ayrıntılı biçimde gösteriyor. Ayrıca satış, satın alma, düzeltme ve depolar arası transfer stok hareketlerini kaydediyor. Bu kayıtlar, fark incelemesinde ilgili hareketleri kontrol etmeyi kolaylaştırıyor. Düzenli envanter sayımı, sonraki sayımlarda ekip için güvenilir bir karşılaştırma noktası oluşturuyor.

Senaryo: İki Depolu Mağazada Fark İncelemesi

Bir ev gereçleri işletmesi, sezon yoğunluğu öncesinde fiziksel sayımı planlıyor. Ekip, satış alanı ile arka depoyu ayrı sayım alanları olarak belirliyor. Ekip, aynı ürünün iki alandaki miktarını ayrı ayrı ve dikkatle kaydediyor. Ardından ekip, toplam fiziksel miktarı kayıtlı miktarla aynı kayıt döneminde karşılaştırıyor.

Bir üründe fark çıktığında ekip, önce ikinci sayımı yaparak sonucu yeniden kontrol ediyor. Sonra ekip, satış, iade, depo transferi ve birim bilgisini ayrıntılı biçimde inceliyor. Örneğin ürün yanlış raftaysa ekip, doğru alan bilgisini forma açıkça yazıyor. Bu senaryo, farkı doğrudan sonuç yerine inceleme başlangıcı olarak ayrıntılı biçimde açıklıyor.

Stok Sayımı Nasıl Kararları Destekler?

Sayım sonrasında ekip, sık fark veren ürünleri ve minimum seviyenin altına inen kalemleri izliyor. Ekip, atıl ürünleri ve depo dağılımını da düzenli aralıklarla değerlendiriyor. Parola, minimum seviyenin altındaki stokları işaretliyor ve yapay zeka asistanı düşük stok ile atıl ürünler için öneriler hazırlıyor. Bu bilgiler, satın alma zamanlamasını gözden geçirme sürecine yardımcı oluyor.

Ürün miktarlarını, depo dağılımını ve sayım farklarını daha düzenli izlemek için Stok Yönetimi sayfasını inceleyebilirsiniz. Ayrıca sayım sonuçları, ürünlerin elde kalma hızını değerlendirmek için veri sağlıyor. Bu noktada ekip, sonraki değerlendirmede kaynak olarak Stok Devir Hızı Nedir, Nasıl Hesaplanır? yazısını kullanıyor. Sonuç olarak ekip, satın alma ve depo düzeni kararlarını daha açık verilerle temellendiriyor.