Sever Dayan
Gelen e-faturayı kabul kararını, belge verileriyle gerçek alışın aynı işlemi gösterdiğini kanıtlayan kayıtlar üzerinden verin. Sipariş kaydı, teslim alma bilgisi ve tedarikçi borcu kaydı birlikte inceleme için somut dayanak sunar. Bu doğrultuda ekip, bu kayıtları karşılaştırır ve belge için işlem zincirini bütün olarak inceler.
Gelen E-Faturayı Kabul veya Ret Kararı Neden Önemlidir?
İşletme, gelen elektronik faturadaki bilgileri yaptığı alışla ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırır. Acele onay, ekipte eksik teslimi ya da yanlış fiyatı gözden kaçırma riskini artırır. Gerekçesi net olmayan ret, tedarikçiyle iletişim kuran çalışanların sürecini gereksiz yere uzatır. Bu nedenle ekip, belge ve fiili işlem karşılaştırmasını tamamladıktan sonra her iki kaydı değerlendirerek karar verir.
Kontrol, satın alma sorumlusu ile depo ve ön muhasebe çalışanlarını aynı veride buluşturur. Ekip, sipariş koşullarını, teslim bilgilerini ve tutarları karşılaştırarak karar için açık bir temel kurar. Ayrıca tedarikçi e-faturası ile cari kayıt arasındaki bağlantıyı muhasebe çalışanı doğrudan görür. Bu yaklaşım, belge yönetimi düzenini günlük işlem akışında korumaya yardımcı olur.
Gelen E-Faturayı Kabul Etmeden Önce Hangi Bilgiler Kontrol Edilir?
İlk olarak ekip, tedarikçi ve işletme bilgilerinin doğruluğunu ilgili kayıtlarla karşılaştırır. Ardından faturanın gerçek bir siparişe veya anlaşmaya dayanıp dayanmadığını sipariş kaydıyla birlikte inceler. Bu aşamada ekip, mal ya da hizmet teslimini depo kayıtlarıyla karşılaştırır ve belge bilgisini tek başına teslim kanıtı saymaz.
Miktar, birim fiyat, indirim ve KDV bilgisini sipariş kaydıyla birlikte karşılaştırın. Eksik, fazla veya hasarlı teslimleri ayrıca not edin ve sorumlu kişiye bildirin. Örneğin 100 torbalık faturada depoya 96 torba geldiyse, ekip kalan dört torbanın durumunu tedarikçiyle netleştirsin. Alış faturası üzerindeki bilgiyle depo kaydını karşılaştırın ve fark varsa açıklamasını ekleyin.
- Tedarikçi ve işletme bilgileri doğru mu?
- Fatura, siparişe veya anlaşmaya dayanıyor mu?
- Mal ya da hizmet teslimi gerçekleşti mi?
- Miktar, birim fiyat, indirim ve KDV bilgileri mutabık mı?
- Eksik, fazla veya hasarlı teslim var mı?
- Uyuşmazlık için düzeltme belgesi ya da ret yaklaşımı mali müşavirle konuşuldu mu?
Bu listenin sonunda ekip üç sonuçtan birini seçsin: kabul için uygun, ek bilgi bekliyor veya ret gerekçesini değerlendiriyor. Böylece ekip, belirsiz bir onay yerine ortak bir karar kaydı oluşturur. Ekip her yeni belgede aynı sırayı izler ve kontrol sürecinde tutarlılığı korur.
Kabul ve Ret Arasında Karar Verirken İşlem Zincirini Doğrulayın
Belge hatası ile teslim sorununu ayrı ayrı ele alın ve her biri için kanıt toplayın. Yanlış ürün, fiyat farkı veya mükerrer belge gördüğünüzde sipariş, irsaliye ve teslim notlarını önce toplayın. Bununla birlikte tedarikçiyle yapılan yazışmaları da tüm karar sürecini desteklemesi için işlem dosyasına ekleyin. Bu kanıtlar, uyuşmazlığın kapsamını ve çözüm için gereken adımları daha net gösterir.
Eksik teslim örneğinde, sonraki sevkiyat veya ayrı belge beklentisini tedarikçiyle netleştirin. Ardından mali müşavir, düzeltme belgesi ile ret kararından hangisinin uygun olduğunu değerlendirsin. e-Fatura kabul ve ret yanıtının yöntemi, süresi ve sonucu belge türüne göre farklılık gösterir. Bu nedenle güncel açıklamalar için resmî kaynaktaki Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura bilgilerini inceleyin.
Gelen E-Faturayı Kabul Sonrasında Alış Kaydıyla İlişkilendirme
Ekip, alış belgesi ile alış kaydını eşleştirince tedarikçi borcunu daha net görür. Ayrıca Parola, entegratör üzerinden gelen e-Faturaları alış belgesine dönüştürür ve ilgili işlem kaydını oluşturur. Satın alma kayıtları, tedarikçi borcunu ve açık işlemleri aynı ekranda gösterir. Ekip, belge, borç ve stok tarafındaki verileri birlikte izler ve farkları zamanında inceler.
Satın alma onayı depo stoklarını artırır. Bu nedenle alış belgesindeki miktarı fiili teslimle doğrulamak önem taşır. Satın Alma Takibi sayfası, alış sürecinin işletmedeki yerini incelemek isteyenler için başlangıç noktası sunar. Elektronik belge oluşturma ve gönderim kapsamını incelemek için e-Fatura ve e-Arşiv sayfasına göz atabilirsiniz.
Ret Gerektiren Uyuşmazlıkları Yazılı Kanıtla Yönetin
Ret düşünüyorsanız, önce uyuşmazlığın nedenini açık biçimde yazın ve ilgili belge numarasını ekleyin. Sipariş kaydı, teslim kanıtı ve tedarikçiyle yazışma bu açıklamayı desteklesin. Ayrıca işletmenin hangi düzeltmeyi beklediğini açıkça belirtin ve sorumlu kişiyi yazın. Yazılı çerçeve, tarafların aynı farkı konuşmasına ve çözüm adımını izlemesine yardımcı olur.
Belge türü ve somut işlem, ekibin hazırladığı yanıtın şeklini doğrudan etkiler. Bu yüzden kesin bir süre veya yöntem varsaymayın, güncel resmî düzenlemeyi kontrol edin. Mali müşavir ya da e-belge uzmanından görüş alın ve uygulamayı somut dosyayla karşılaştırın. Özellikle ret kararından önce kanıtların eksiksiz olduğunu bütün kayıtları inceleyerek doğrulayın.
Gelen E-Faturayı Kabul Sürecinde Görev Paylaşımı Nasıl Yapılır?
Satın alma sorumlusu, sipariş koşullarını ve anlaşılan fiyatı ilgili kayıtlarla karşılaştırarak doğrular. Depo sorumlusu, teslim edilen miktarı ve ürün durumunu sayım sonuçlarıyla birlikte kontrol eder. Ön muhasebe çalışanı, belge bilgilerini, KDV bilgisini ve tedarikçi borcu kaydını finans kayıtlarıyla inceler. Dolayısıyla her görevli, kendi verisini ortak karar için açık bir özet halinde sunar.
Küçük ekiplerde aynı kişi, birden fazla kontrolü aynı iş akışı içinde kendi sorumluluğuyla yapar. Ancak ikinci göz kuralı, özellikle tutar veya miktar farklarında karar kalitesine ek güven sağlar. Depo hareketleri için Stok Yönetimi sayfasındaki yaklaşımı inceleyin ve görev dağılımını karşılaştırın. Parola, ürün stoklarını ve depo bazlı dağılımlarını günlük takip sürecinde açık biçimde gösterir.
Sık Yapılan Hatalar ve Önleyici Kontrol Noktaları
Teslim alınmayan mal için onay vermek, işletme açısından sık karşılaşılan bir risk oluşturur. Yalnız toplam tutar incelemesi, miktar veya indirim farklarını gözden kaçırma riskini artırır. Aynı faturayı ikinci kez işlemek, açık işlem takibinde gereksiz karışıklık yaratır. Bunun yerine belge numarası, sipariş ve teslim kaydını birlikte kontrol edin.
Uyuşmazlığı tedarikçiyle belgesiz yürütmek, sonraki incelemede kanıt toplamayı ve karar vermeyi gereksiz biçimde zorlaştırır. Bu nedenle her fark için kısa bir açıklama ve dayanak kaydı tutun. Sonuç olarak kontrol listesini her gelen elektronik fatura için aynı sırayla kullanın. İşletmeniz, bu düzeni kendi satın alma sorumluluklarına göre günlük iş akışına uyarlar.